تراز آزمایشی چیست؟

تراز آزمایشی گزارشی کنترلی است، نه یک صورت مالی. کارش این است که پیش از بستن دوره نشان دهد آیا اصل دوطرفه بودن ثبت‌ها در کل دفاتر رعایت شده است یا نه. چون هر سند حسابداری جمع بدهکار و بستانکار برابر دارد، جمع همه‌ی حساب‌ها هم باید برابر باشد؛ اختلاف در تراز آزمایشی یعنی جایی از زنجیره‌ی ثبت یا انتقال، رقمی گم یا اشتباه شده است.

تراز آزمایشی را در قالب‌های مختلف می‌گیرند. تراز دو ستونی فقط مانده‌ی بدهکار یا بستانکار هر حساب را نشان می‌دهد. تراز چهار ستونی گردش بدهکار و بستانکار دوره را هم کنار مانده می‌آورد و برای پیدا کردن خطا مفیدتر است. همین گزارش را می‌توان در سطح حساب کل، حساب معین یا حساب تفصیلی گرفت؛ مثلاً تراز تفصیلی حساب‌های دریافتنی، مانده‌ی هر مشتری را جداگانه نشان می‌دهد.

برابر بودن دو ستون به معنای درست بودن دفاتر نیست. خطاهایی هست که تراز آزمایشی آن‌ها را نشان نمی‌دهد: سندی که اصلاً ثبت نشده، سندی که دو بار ثبت شده، رقمی که با طرف درست ولی در حساب اشتباه نشسته، یا دو خطای هم‌اندازه که یکدیگر را خنثی کرده‌اند. برای همین تراز آزمایشی را کنار کنترل‌های دیگر، مثل مغایرت‌گیری بانکی و مقایسه‌ی مانده‌ی مشتریان با صورت‌حساب آن‌ها، به کار می‌برند.

تراز آزمایشی معمولاً دو بار در پایان دوره گرفته می‌شود: یک بار پیش از ثبت‌های اصلاحی، مثل استهلاک یا هزینه‌های تحقق‌یافته‌ای که هنوز پرداخت نشده‌اند، و یک بار بعد از آن‌ها. تراز پس از اصلاحات، مبنای تهیه‌ی ترازنامه و صورت سود و زیان است.