سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری برگه‌ای است که یک رویداد مالی را به زبان بدهکار و بستانکار ثبت می‌کند: تاریخ، شرح رویداد، حساب‌های درگیر و مبلغ هر طرف. هر سند باید تراز باشد، یعنی جمع ستون بدهکار با جمع ستون بستانکار برابر شود، و مدرکی مثل فاکتور یا رسید بانکی پشتوانه‌ی آن باشد.

سند حسابداری نقطه‌ی شروع چرخه‌ی حسابداری است. هر چیزی که بعداً در دفتر کل، تراز آزمایشی و صورت‌های مالی دیده می‌شود، اول به شکل یک سند ثبت شده است. به همین دلیل حسابرس برای بررسی هر رقم در گزارش‌ها مسیر را برعکس طی می‌کند: از مانده‌ی حساب به سندهایی می‌رسد که آن مانده را ساخته‌اند و از هر سند به مدرک پشتوانه‌اش.

هر سند معمولاً این اجزا را دارد: شماره‌ی سند که در یک دوره‌ی مالی به ترتیب و بدون جاافتادگی جلو می‌رود، تاریخ رویداد، شرحی که بگوید چه اتفاقی افتاده است، و ردیف‌هایی که هر کدام یک حساب و مبلغ بدهکار یا بستانکار آن را نشان می‌دهند. در نرم‌افزارهای حسابداری هر ردیف معمولاً به یک حساب معین و در صورت نیاز به یک حساب تفصیلی، مثل نام مشتری یا مرکز هزینه، اشاره می‌کند.

سندها را از نظر منشأ به دو گروه تقسیم می‌کنند. سند دستی را حسابدار خودش می‌نویسد، مثل ثبت استهلاک پایان دوره یا اصلاح یک اشتباه. سند خودکار را نرم‌افزار از روی یک سند عملیاتی می‌سازد؛ مثلاً صدور فاکتور فروش هم‌زمان حساب دریافتنی مشتری را بدهکار و حساب فروش را بستانکار می‌کند. سند خودکار خطای انتقال را کم می‌کند، ولی درستی آن به درستی تنظیم حساب‌های پیش‌فرض بستگی دارد.

سندی که ثبت قطعی شده نباید پاک یا بازنویسی شود. اگر اشتباهی پیدا شود، روش درست صدور سند اصلاحی یا سند برگشتی است تا ردپای تغییر در دفاتر باقی بماند. این قاعده هم برای کنترل داخلی مهم است و هم برای وقتی که دفاتر در رسیدگی مالیاتی بررسی می‌شوند.

فروش نقدی کالا به مبلغ ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال دو ردیف دارد: حساب بانک ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بدهکار و حساب فروش ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بستانکار. جمع دو ستون برابر است، پس سند تراز است. اگر فروش مشمول مالیات بر ارزش افزوده باشد، مبلغ دریافتی به اندازه‌ی مالیات بیشتر می‌شود و ردیف سومی حساب مالیات بر ارزش افزوده‌ی فروش را به همان اندازه بستانکار می‌کند.

واژه‌های مرتبط