دفتر کل چیست؟

دفتر کل دفتری است که همه‌ی ثبت‌های حسابداری را به تفکیک حساب جمع می‌کند. هر حساب، مثل بانک یا فروش، صفحه یا کارت خود را دارد که گردش بدهکار، گردش بستانکار و مانده‌اش را نشان می‌دهد. اطلاعات دفتر کل از اسناد حسابداری و دفتر روزنامه می‌آید و مبنای تراز آزمایشی است.

دفتر روزنامه ثبت‌ها را به ترتیب زمان نگه می‌دارد و دفتر کل همان ثبت‌ها را به ترتیب حساب. هر ردیف یک سند حسابداری در دفتر کل، زیر حساب مربوط به خودش می‌نشیند؛ به این کار «انتقال به دفتر کل» می‌گویند. نتیجه این است که برای دیدن همه‌ی رویدادهایی که بر یک حساب اثر گذاشته‌اند، لازم نیست کل روزنامه را ورق بزنید.

ساختار دفتر کل از کدینگ حساب‌ها پیروی می‌کند. حساب‌های کل، مثل دارایی‌های جاری یا هزینه‌های عملیاتی، در بالاترین سطح‌اند و هر کدام به حساب‌های معین تقسیم می‌شوند؛ حساب معین هم می‌تواند به حساب‌های تفصیلی، مثل تک‌تک مشتریان یا بانک‌ها، شکسته شود. در گفتار روزمره به همه‌ی این سطح‌ها «دفتر کل» می‌گویند، اما دفتر معین و دفتر تفصیلی در واقع همان اطلاعات را با جزئیات بیشتر نشان می‌دهند.

در حسابداری دستی، انتقال به دفتر کل مرحله‌ای جدا و پرخطا بود. در نرم‌افزار حسابداری، ثبت هر سند هم‌زمان حساب‌های دفتر کل را به‌روز می‌کند؛ بنابراین دفتر کل همیشه با اسناد هم‌خوان است، به شرطی که خود سندها درست ثبت شده باشند. کار حسابدار از انتقال رقم‌ها به بررسی گردش حساب‌ها تغییر می‌کند: مانده‌ای که با ماهیت حساب نمی‌خواند، مثل صندوق بستانکار، یا گردشی که با آنچه از کسب‌وکار انتظار می‌رود جور نیست.

در پایان دوره، مانده‌ی حساب‌های دفتر کل در تراز آزمایشی خلاصه می‌شود. حساب‌های موقت، یعنی درآمدها و هزینه‌ها، با سند بستن به حساب سود و زیان منتقل و صفر می‌شوند، و مانده‌ی حساب‌های دائمی، یعنی دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق مالکانه، به دوره‌ی بعد می‌رود.

کارت حساب بانک در دفتر کل برای یک ماه: مانده‌ی اول ماه ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بدهکار، دریافت از مشتری ۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بدهکار، پرداخت اجاره ۱۲٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بستانکار و پرداخت به تأمین‌کننده ۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بستانکار. گردش بدهکار ماه ۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال، گردش بستانکار ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و مانده‌ی پایان ماه ۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بدهکار است.

واژه‌های مرتبط