دفتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه حافظه‌ی زمانی حسابداری است. اگر بخواهید بدانید در یک روز مشخص چه اتفاق‌هایی در کسب‌وکار افتاده، روزنامه پاسخ می‌دهد: هر سند با شماره و تاریخش، پشت سر هم و بدون جاافتادگی. به همین دلیل روزنامه اولین جایی است که یک سند حسابداری پس از صدور در آن می‌نشیند.

طبق ماده‌ی ۷ قانون تجارت، تاجر باید «همه روزه» مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی، معاملات اوراق تجارتی و وجوهی را که برای مخارج شخصی برداشت می‌کند، در دفتر روزنامه ثبت کند. ماده‌ی ۸ هم می‌گوید این ثبت‌ها باید دست‌کم هفته‌ای یک بار به دفتر کل منتقل شوند. پس روزنامه و کل دو نمای یک داده‌اند: یکی به ترتیب زمان و دیگری به ترتیب حساب.

در حسابداری دستی، روزنامه دفتری فیزیکی بود که هر سند در آن رونویسی می‌شد و خطای رونویسی رایج بود. در نرم‌افزار حسابداری، روزنامه گزارشی است که از خود اسناد ساخته می‌شود؛ هیچ رقمی دو بار وارد نمی‌شود و ترتیب اسناد با شماره‌گذاری خودکار حفظ می‌شود.

دفاتر قانونی، به‌جز دفتر کپیه، طبق ماده‌ی ۱۱ قانون تجارت پیش از استفاده به امضای نماینده‌ی اداره‌ی ثبت می‌رسند. دفتر روزنامه در رسیدگی مالیاتی و حسابرسی هم یکی از اولین مدارکی است که خواسته می‌شود، چون ترتیب زمانی آن نشان می‌دهد سندی بعداً میان اسناد دیگر اضافه نشده است.