دفتر معین چیست؟

دفتر معین دفتری است که جزئیات یک حساب کل را به تفکیک حساب‌های زیرمجموعه‌اش نگه می‌دارد؛ مثلاً حساب کل «موجودی نقد و بانک» در دفتر معین به بانک‌ها و صندوق‌های جداگانه تقسیم می‌شود. جمع مانده‌های معین‌های هر حساب کل، همیشه با مانده‌ی همان حساب در دفتر کل برابر است.

دفتر کل تصویر کلی را نشان می‌دهد و دفتر معین جزئیات آن را. اگر مدیر بپرسد «چقدر پول در بانک داریم»، حساب کل پاسخ می‌دهد؛ اگر بپرسد «در کدام بانک چقدر»، پاسخ در معین است. هر ثبت در حساب معین، هم‌زمان مانده‌ی حساب کل بالاتر از خودش را هم تغییر می‌دهد.

این رابطه‌ی جمع‌پذیر یک ابزار کنترلی است. اگر جمع معین‌های حساب‌های دریافتنی با مانده‌ی کل آن‌ها نخواند، یعنی جایی سندی مستقیم در حساب کل ثبت شده یا ثبتی از قلم افتاده است. به همین دلیل در کدینگ درست، سند فقط در حساب‌های سطح آخر ثبت می‌شود و حساب‌های بالاتر جمع زیرمجموعه‌ی خود را نشان می‌دهند.

در کدینگ رایج، حساب کل با دو رقم و حساب معین با چهار رقم کد می‌خورد؛ مثلاً ۱۱ برای موجودی نقد و بانک و ۱۱۰۲ برای بانک ملت. تعداد معین‌ها باید به اندازه‌ی نیاز گزارش‌ها باشد: ساختن معین برای هر مشتری، دفتر معین را پر و ترازنامه را ناخوانا می‌کند؛ جای مشتریان در حساب تفصیلی است.

در نرم‌افزار حسابداری، دفتر معین گزارشی است که برای هر حساب معین، گردش بدهکار و بستانکار و مانده را در یک بازه‌ی زمانی نشان می‌دهد. این گزارش برای تطبیق بانکی، پیگیری حساب‌های پرداختنی و بررسی ماهانه‌ی حساب‌های هزینه پرکاربردترین گزارش حسابداری است.

حساب کل «موجودی نقد و بانک» در پایان ماه ۷۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال مانده دارد. دفتر معین آن نشان می‌دهد این مبلغ از سه حساب ساخته شده: بانک ملت ۵۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰، بانک صادرات ۱۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ و صندوق ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ جمع سه معین همان مانده‌ی حساب کل است.

واژه‌های مرتبط