حساب تفصیلی چیست؟

بدون حساب تفصیلی، کسب‌وکاری با صدها مشتری ناچار است صدها حساب معین بسازد و ترازنامه‌اش به فهرستی بلند و ناخوانا تبدیل می‌شود. حساب تفصیلی این دو نیاز را از هم جدا می‌کند: ترازنامه فقط حساب معین «دریافتنی تجاری» را می‌بیند و گزارش مشتریان، مانده‌ی هر کدام را از حساب‌های تفصیلی می‌خواند.

تفصیلی شناور یک قدم جلوتر می‌رود. در این روش یک فهرست تفصیلی، مثلاً فهرست پروژه‌ها، به چند حساب معین متصل می‌شود؛ همان پروژه هم در حساب دریافتنی، هم در حساب فروش و هم در حساب‌های هزینه به‌عنوان تفصیلی می‌آید. نتیجه گزارشی است که درآمد، هزینه و طلب هر پروژه را یکجا نشان می‌دهد.

تفاوت حساب تفصیلی با مرکز هزینه در پرسشی است که هر کدام پاسخ می‌دهد. تفصیلی می‌گوید طرف حساب یا موضوع کیست: کدام مشتری، کدام تأمین‌کننده، کدام پروژه. مرکز هزینه می‌گوید رویداد به کدام بخش کسب‌وکار تعلق دارد: کدام شعبه یا دپارتمان. یک سند می‌تواند هر دو را هم‌زمان داشته باشد.

کد تفصیلی معمولاً مستقل از کد معین است و چهار تا شش رقم دارد. مهم‌ترین قاعده‌ی نگهداری آن، جلوگیری از تکرار است: اگر یک مشتری با دو املای متفاوت دو حساب تفصیلی داشته باشد، مانده‌ی او دو تکه می‌شود و پیگیری وصول مطالبات مختل می‌شود. پاک‌سازی و ادغام تفصیلی‌های تکراری، یکی از اولین کارهای هر مهاجرت نرم‌افزاری است.